Lyhyt vastaus
Tarkistuslista on viimeinen portti laskelman ja lähetettävän tarjouksen välissä
Tarkistus ei korvaa kustannusarviota tai tarjouslaskentaa. Sen tehtävä on löytää puuttuva työ, vanhentunut ostohinta, epäselvä rajaus tai liian pieni kate ennen kuin niistä tulee hyväksytyn urakan lähtökohta. Tee tarkistus aina samassa järjestyksessä ja säilytä tarkistettu versio myöhempää toteumavertailua varten.
Laskelma valmis
Kokoa tarjous yhdestä nimetystä kustannusarvion versiosta. Älä yhdistä lukuja eri päivinä tehdyistä laskelmista muistivaraisesti.
Tarkistus
Käy rajaus, määrät, kustannukset, riskit, kate ja tarjouksen ehdot läpi samalla tarkistuslistalla.
Tarjous
Lähetä vain se hinta ja sisältö, jotka vastaavat tarkistettua laskelmaa. Säilytä laskelman ja tarjouksen välinen yhteys.
Toteuma
Vertaa hyväksyttyä perustaa toteutuneisiin tunteihin, materiaaleihin, alihankintaan ja muutoksiin.
Oppi
Lisää tarkistuslistaan ne kohdat, jotka omissa valmistuneissa urakoissa selittivät suurimmat poikkeamat.
10 kohdan tarkistuslista
Käy tarjous läpi samassa järjestyksessä joka kerta
Aloita sisällöstä ja kustannuksista. Tarkista vasta niiden jälkeen riskivara, kate, alennus ja tarjouksen teksti. Näin oikea prosenttilasku ei peitä puuttuvaa kustannusta.
1. Rajaus vastaa tarjouspyyntöä
Varmista, että laskelma perustuu viimeisimpiin käytössä oleviin asiakirjoihin, määriin ja vastuurajoihin. Kirjaa epäselvät kohdat oletuksiksi, rajauksiksi tai tarkennuspyynnöiksi.
2. Kaikki työvaiheet ovat mukana
Tarkista varsinaisen työn lisäksi valmistelu, siirtymät, suojaus, työmaan järjestelyt, viimeistely, dokumentointi ja vastaanotto silloin, kun ne kuuluvat omaan vastuuseesi.
3. Tunnit ja työkustannus ovat realistisia
Käytä työvaihekohtaista tuntiarviota ja yrityksen sisäistä kustannusta tunnilta. Tarkista, ettei yrittäjän, työnjohdon tai oman yhteensovituksen aikaa käsitellä ilmaisena.
4. Materiaalit on laskettu ostoperusteella
Tarkista määrä, kohdekohtainen hävikki, pakkauskoot, ostohinta, rahti ja tarjouksen voimassaolo. Erota arvonlisävero kustannuksesta johdonmukaisesti.
5. Alihankinnan sisältö ja oma ohjaus täsmäävät
Vertaa alihankintatarjouksen sisältöä omaan rajaukseesi. Lisää yritykselle jäävä hankinta, perehdytys, yhteensovitus, valvonta ja vastaanotto.
6. Työmaa- ja yleiskulut eivät puutu tai tuplaannu
Varmista, että kohdekohtaiset kulut ovat mukana ja yrityksen yleiskuluista on kohdistettu perusteltu osuus. Sama kustannus ei saa sisältyä sekä tuntihintaan että yleiskuluriviin.
7. Epävarmuus on käsitelty oikealla tavalla
Korjaa tunnettu kustannus perusarvioon, rajaa avoin sisältö tarjoukseen ja arvioi jäljelle jääville riskeille perusteltu varaus. Älä peitä puutteellista laskelmaa yleisellä prosentilla.
8. Tavoitekate on laskettu myyntihinnasta
Tarkista, ettei kateprosenttia ole sekoitettu kustannusten päälle lisättävään markupiin. Laske tarjoushinta kaavalla kustannukset ÷ (1 − tavoitekate).
9. Alennuksen vaikutus on näkyvissä
Laske etukäteen, mikä kate jää mahdollisen alennuksen jälkeen. Päätä neuvotteluraja laskelmasta, ei vasta asiakkaan kanssa keskusteltaessa.
10. Tarjouksen sisältö vastaa laskelmaa
Tarkista hinta, arvonlisävero, sisältö, rajaukset, aikataulu, voimassaolo, maksuehdot ja muutosten käsittely. Varmista tapauskohtaiset sopimusehdot tarvittaessa asiantuntijan kanssa.
Euromääräinen esimerkki · alv 0 %
Tarkistus löytää 1 528 € kustannuksia ennen tarjouksen lähettämistä
Urakoitsijan ensimmäinen kustannusarvio on 19 000 €. Tarkistuksessa lisätään työmaajärjestelyihin 12 tuntia, materiaalitoimitus, kuusi tuntia omaa alihankinnan ohjausta ja 600 € riskivara. Korjattu kustannuspohja on 20 528 €.
| Tarkistettava erä | Ennen tarkistusta | Tarkistuksessa havaittu |
|---|---|---|
| Oma työ | 180 h × 36 €/h = 6 480 € | + 12 h työmaajärjestelyihin = 432 € |
| Materiaalit | 8 900 € | + toimitus 280 € |
| Alihankinta | 2 600 € | + 6 h omaa ohjausta = 216 € |
| Yleiskulut | 1 020 € | Ei muutosta |
| Riskivara | 0 € | + tunnistetut riskit 600 € |
| Kustannukset yhteensä | 19 000 € | 20 528 € |
| Hinta 20 % tavoitekatteella | 23 750 € | 25 660 € |
Sama tavoitekate vaatii 1 910 € korkeamman hinnan
Kun tavoitekate on 20 %, alkuperäinen 19 000 € kustannuspohja antaa hinnaksi 23 750 €. Korjatulla 20 528 € kustannuspohjalla hinta on 20 528 € ÷ 0,80 = 25 660 €.
Vanha hinta jättäisi katteeksi noin 13,6 %
Jos tarjous lähetettäisiin 23 750 eurolla mutta kaikki tarkistuksessa löytyneet kustannukset toteutuisivat, katetta jäisi 3 222 € eli noin 13,6 % myyntihinnasta.
Esimerkki havainnollistaa tarkistusprosessia. Yrityksen tavoitekate, kustannukset, riskit ja hyväksyttävä neuvotteluraja määritetään aina omien lukujen ja kyseisen urakan perusteella.
Pysäytysmerkit
Älä lähetä tarjousta vielä, jos jokin näistä jää auki
Kaikki avoimet kysymykset eivät estä tarjousta. Ne pitää kuitenkin ratkaista laskelmassa, rajata tarjoukseen tai nostaa asiakkaalle ennen hinnan sitomista.
- Laskelmasta ei selviä, mihin asiakirjaversioon määrä tai hinta perustuu.
- Suuri kustannusrivi on pyöreä arvio ilman määrää, tuntia tai toimittajan hintaa.
- Materiaalin tai alihankinnan tarjous vanhenee ennen oman tarjouksen voimassaolon päättymistä.
- Tavoitekate näyttää oikealta vain ennen todennäköistä alennusta.
- Tarjouksen tekstissä luvattu sisältö on laajempi kuin kustannusarviossa laskettu sisältö.
- Tunnettu työ tai kulu on jätetty riskivarauksen varaan perusarvion sijasta.
Ennen tarkistusta
Rakenna tarjoushinta kustannuksista
Jos laskelma ei ole vielä valmis, aloita tarjouslaskennan vaiheista. Tarkista työn, materiaalien, alihankinnan ja yleiskulujen kokonaisuus urakkalaskennan oppaasta ja testaa hinta maksuttomalla katelaskurilla.
Tarkistuksen aikana
Pidä kustannus, riski ja kate erillään
Laske tunnetut kustannukset perusarvioon. Käsittele epävarmuus riskivaraoppaan avulla ja varmista kateprosentin oikea kaava ennen alennuksen arviointia.
Tarkistuksesta toteumaan
Säilytä hyväksytty tarjous vertailupohjana
Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, säilytä siihen liittyvä kustannusarvio ja rajaus. Seuraa työn aikana kustannuksia, käsittele muutokset erikseen ja vertaa valmistunutta urakkaa samaan perustaan. Näin tarkistuslista kehittyy omien toteumien perusteella.
Usein kysyttyä
Usein kysyttyä urakkatarjouksen tarkistamisesta
- Mitä urakkatarjouksesta pitää tarkistaa ennen lähettämistä?
- Tarkista ainakin työn rajaus, asiakirjaversiot, määrät, työtunnit, materiaalit, alihankinta, työmaa- ja yleiskulut, riskivara, tavoitekate, alennuksen vaikutus sekä tarjouksen keskeiset ehdot. Hinnan ja kirjallisen sisällön pitää perustua samaan laskelmaan.
- Miten tarkistuslista eroaa tarjouslaskennasta?
- Tarjouslaskennassa kustannuksista muodostetaan tarjoushinta. Tarkistuslista on valmisportti juuri ennen lähettämistä: sillä varmistetaan, että laskelman tiedot ovat kattavat ja että tarjouksen hinta, rajaukset ja ehdot vastaavat laskelmaa.
- Kuka urakkatarjouksen tarkistaa?
- Pienessä yrityksessä tarkistaja voi olla tarjouksen laatija, kun tarkistus tehdään eri hetkellä ja kirjallista listaa käyttäen. Jos mahdollista, toinen henkilö tarkistaa erityisesti määrät, puuttuvat työvaiheet ja tarjouksen sekä laskelman vastaavuuden.
- Miten alennuksen vaikutus katteeseen tarkistetaan?
- Laske ensin alennettu veroton myyntihinta. Vähennä siitä kustannukset ja jaa jäljelle jäävä kate alennetulla myyntihinnalla. Vertaa tulosta yrityksen omaan hyväksyttyyn alarajaan ennen neuvottelua.
- Tarkistaako Urakkakate tarjousasiakirjat automaattisesti?
- Ei. Urakkakate ei tulkitse tarjouspyyntöjä, piirustuksia tai sopimusasiakirjoja. Sen avulla voit koota kustannusarvion, laskea tavoitekatteen mukaisen hinnan, säilyttää tarjousversion ja verrata hyväksyttyä perustaa myöhemmin toteumaan.
Laskelma → tarkistus → tarjous → toteuma → oppi
Tarkista hinta ennen kuin se sitoo seuraavan urakan.
Urakkakatteessa kustannusarvio, tarjousversiot ja hyväksytty tarjous säilyvät osana samaa työnkulkua. Kun toteuma kirjataan samoihin kustannusryhmiin, näet mitä seuraavassa tarjouksessa kannattaa tarkistaa vielä paremmin.