Lyhyt vastaus
Kustannusseuranta jatkaa samaa ketjua arviosta seuraavaan tarjoukseen
Vertailu toimii, kun jokaisessa vaiheessa käytetään samaa kustannusrakennetta eikä hyväksyttyä lähtötasoa kirjoiteta toteuman mukana uudelleen.
Arvio
Jaa kustannusarvio työhön, materiaaleihin, alihankintaan ja yleiskuluihin. Sama rakenne toimii myöhemmin vertailupohjana.
Tarjous
Lukitse hyväksytty tarjous ja sen kustannusarvio kaupalliseksi perustaksi. Erota myöhemmin hyväksytyt muutokset alkuperäisestä.
Toteuma
Kirjaa toteutuneet ja jo sidotut kustannukset sekä arvio siitä, mitä työn loppuun saattaminen vielä vaatii.
Oppi
Selvitä poikkeaman syy eurojen lisäksi: muuttuiko määrä, hinta, työmenekki, sisältö vai alkuperäinen oletus?
Entistä parempi seuraava tarjous
Vie valmistuneen urakan havainto seuraavan vastaavan työn tunti-, määrä- ja kustannusarvioon.
Jos kustannusarvio on vielä rakentamatta, aloita urakkalaskennan oppaasta. Hyväksytty tarjous kannattaa puolestaan säilyttää tunnistettavana versiona, kuten tarjouslaskennan oppaassa kuvataan.
Vertailukelpoinen toteuma
Seuraa samoja kustannuseriä, joilla urakka arvioitiin
Yrityksen nykyinen kustannusjako voi olla aivan toimiva. Olennaista on, että arvio, toteuma ja valmistumisennuste käyttävät keskenään vertailukelpoisia ryhmiä ja samoja verottomia laskentaperusteita.
Työ
Toteutuneet tunnit ja työkustannukset, hyväksymistä odottavat tunnit sekä arvio jäljellä olevasta työstä.
Materiaalit
Saapuneet laskut, tehdyt tilaukset ja vielä tarvittavat hankinnat samalla verottomalla laskentaperusteella.
Alihankinta
Toteutunut laskutus, tilatut työt, sovitut hinnat ja avoinna olevat muutokset tai lisätyöt.
Yleiskulut ja muut kulut
Urakalle kuuluva osuus esimerkiksi työnjohdosta, kalustosta, matkoista ja muista kustannusarvion eristä.
Käytännön työnkulku
Päivitä urakan kustannusennuste viidessä vaiheessa
Kustannusseurannan ei tarvitse tarkoittaa raskasta raportointia. Riittää, että sama lyhyt kierros toistuu urakan kokoon ja riskiin sopivalla rytmillä.
- 1
Pidä hyväksytty arvio muuttumattomana
Älä korvaa alkuperäistä arviota uusimmalla toteumatiedolla. Muuten et enää näe, missä ja miksi urakka muuttui.
- 2
Kohdista tieto samalle urakalle ja kustannuserälle
Tunti, ostolasku tai alihankinta auttaa päätöksenteossa vasta, kun se on liitetty oikeaan projektiin ja vertailuryhmään.
- 3
Huomioi toteutuneen lisäksi sidotut kustannukset
Tehty tilaus tai sovittu alihankinta voi kuulua urakalle, vaikka lasku ei olisi vielä saapunut kirjanpitoon.
- 4
Arvioi jäljellä oleva työ
Keskeneräisen urakan tilanne ei selviä vertaamalla koko arviota vain tähän mennessä kirjattuihin kuluihin. Lisää arvio työn loppuun saattamisesta.
- 5
Päivitä valmistumisennuste ja kirjaa syy
Laske toteutuneet ja sidotut kustannukset sekä jäljellä oleva arvio yhteen. Kirjaa olennaisen poikkeaman syy heti, kun se tunnetaan.
Euromääräinen esimerkki
16 000 € arvio näyttää työn aikana 17 000 € valmistumisennusteelta
Urakan hyväksytty kustannusarvio on 16 000 € ja veroton myyntihinta 20 000 €. Tavoitekate on siten 4 000 € eli 20 prosenttia. Seurantapisteessä toteutuneita ja sidottuja kustannuksia on 13 900 €, ja työn loppuun saattamisen arvio on 3 100 €.
| Kustannuserä | Hyväksytty arvio | Toteutunut ja sidottu | Jäljellä oleva arvio | Valmistumisennuste | Poikkeama |
|---|---|---|---|---|---|
| Työ | 8 000 € | 6 600 € | 2 200 € | 8 800 € | +800 € |
| Materiaalit | 5 000 € | 5 400 € | 0 € | 5 400 € | +400 € |
| Alihankinta | 2 000 € | 1 800 € | 0 € | 1 800 € | −200 € |
| Yleiskulut | 1 000 € | 100 € | 900 € | 1 000 € | 0 € |
| Yhteensä | 16 000 € | 13 900 € | 3 100 € | 17 000 € | +1 000 € |
Ennustettu kate
3 000 €
Ennustettu kateprosentti
15 %
Muutos tavoitteeseen
−5 %-yks.
Vertailu kertoo jo ennen valmistumista, että kustannusten ennustetaan ylittävän arvion 1 000 eurolla. Samalla nähdään, että suurin muutos syntyy työstä ja materiaaleista, kun taas alihankinta jää hieman arviota pienemmäksi. Tämä antaa paremman toimintapohjan kuin pelkkä tähän mennessä kirjattujen kulujen summa.
Urakan aikana
Kustannusseuranta auttaa ohjaamaan keskeneräistä työtä
Päivitä toteuma, sitoumukset ja jäljellä oleva arvio. Kun poikkeama havaitaan ajoissa, sen syy voidaan selvittää ja työn loppuosaa koskevat päätökset tehdä ajantasaisemman tiedon perusteella.
Urakan valmistuttua
Jälkilaskenta vahvistaa lopputuloksen ja opit
Kun toteuma on valmis, varmista lopulliset poikkeamat ja kirjaa, mitä seuraavan vastaavan urakan arviossa kannattaa säilyttää tai tarkentaa.
Lue jälkilaskennan opas →Usein kysyttyä
Usein kysyttyä urakan kustannusseurannasta
- Mitä urakan kustannusseuranta tarkoittaa?
- Urakan kustannusseuranta tarkoittaa hyväksytyn kustannusarvion vertaamista toteutuneisiin ja sidottuihin kustannuksiin sekä jäljellä olevan työn arvioon. Tavoitteena on nähdä työn aikana, mihin kokonaiskustannus ja kate ovat kehittymässä.
- Kuinka usein urakan kustannuksia kannattaa seurata?
- Sopiva rytmi riippuu urakan kestosta ja riskistä. Monessa urakassa viikoittainen tarkistus sekä päivitys merkittävän hankinnan, muutoksen tai työvaiheen jälkeen pitää tiedon riittävän ajantasaisena ilman tarpeetonta hallinnollista työtä.
- Mitä eroa on kustannusseurannalla ja jälkilaskennalla?
- Kustannusseuranta tehdään urakan aikana ja siihen kuuluu arvio jäljellä olevista kustannuksista. Jälkilaskenta tehdään, kun toteuma on riittävän valmis, ja sen tarkoitus on vahvistaa lopulliset poikkeamat sekä seuraavaan urakkaan vietävät opit.
- Miten keskeneräisen urakan arviota ja toteumaa verrataan?
- Laske yhteen toteutuneet kustannukset, jo tehdyt sitoumukset ja arvio jäljellä olevasta työstä. Vertaa tätä valmistumisennustetta hyväksyttyyn kustannusarvioon kustannuserittäin.
- Miten toimitaan, jos ostolasku tulee viiveellä?
- Kirjaa tunnettu tilaus tai sitoumus kustannusseurantaan ennen laskun saapumista ja korvaa arvio toteutuneella summalla, kun lasku kirjautuu. Näin ennuste ei näytä liian hyvältä vain tiedon viiveen vuoksi.
Arvio → tarjous → toteuma → oppi
Pidä urakan lähtötaso, toteuma ja opit samassa ketjussa.
Aloita ilmaisella tilillä. Tallenna kustannusarvio projektiksi, tee tarjous ja vertaa hyväksyttyä perustaa toteumaan.